Warum Sie jetzt weder "KI" noch "Digitalisierung" brauchen
Und was davor wirklich für Sie wichtig ist
Aber Digitalisierung ist doch die Zukunft?
Genauer gesagt ist es für Sie wahrscheinlich eher die Vergangenheit, wenn wir ehrlich sind. Verstehen Sie mich nicht falsch, ich bin absolut für Digitalisierung, sie steht nicht umsonst in meinem Firmennamen. Aber leider ist das erst der Schritt 6-12 für Ihr Unternehmen, nicht Schritt 1, wie es alle anderen da draußen verkaufen wollen.
Und Schritt 0 wäre es überhaupt zu verstehen, was Digitalisierung ist.
Was ist überhaupt die allheilige "Digitalisierung", die den Mittelstand retten soll? Meine Excel-Tabelle ist doch digital, oder?
Was passiert bei Digitalisierung konkret? Viele stellen sich eine Excel-Tabelle vor, in der die Kundendaten stehen. Oder der physische Ordner, der durch einen Ordner auf dem Desktop ersetzt wurde. Doch machen wir uns nichts vor: Das ist lediglich die analoge Welt, nur eben digital abgebildet. Mit echter Digitalisierung hat das noch wenig zu tun.
Digitalisierung ist viel mehr eine neue Infrastruktur. Es geht nicht darum, ob man die Daten jetzt im PC oder auf dem Papier nachsehen kann, es geht darum, wie die Daten von A nach B fließen.
Kurzes Beispiel: Ihr Vertrieb gewinnt einen Neukunden. Woher weiß jetzt aber die Buchhaltung, an wen sie welche Rechnung schicken muss? In Ihrer aktuellen Infrastruktur muss der Vertriebler es wahrscheinlich persönlich oder manuell per Mail mitteilen. In einer digitalen Infrastruktur wird die Buchhaltung automatisch mit allen Details benachrichtigt, die gebraucht werden. (Und das auch nur, wenn die Rechnungsstellung nicht ohnehin schon vollständig automatisiert läuft). Was passiert dadurch? Der Kunde bekommt seine Rechnung schneller und sie enthält weniger Fehler. Das ist nicht nur angenehm für den Kunden, für Sie bedeutet das viel schneller Geld auf dem Konto.
Können Sie sich schon vorstellen, wie viele Tage oder gar Wochen weniger zwischen Verkauf und Geldeingang liegen, allein wenn man diesen Prozess gefixt hat? Wie viel schneller Sie Kapital für Investitionen und Rücklagen zur Verfügung hätten?
So verlockend diese Gedanken auch sind, wie gesagt, jetzt kopflos loszulaufen und diesen Prozess isoliert zu "digitalisieren", wäre trotzdem fatal und könnte mehr Geld kosten, als es bringt. Um es Ihnen leichter zu machen, herauszufinden, was man alles vor der Digitalisierung machen muss, habe ich den Prozess-Fahrplan erstellt, der von einem 10-Minuten-Schnellcheck bis hin zu einem ausführlichen Plan alles beinhaltet, was Sie vor der Digitalisierung brauchen.
Warum erzählt jeder trotzdem etwas anderes und behauptet, die eigene Lösung sei die beste?
Kennen Sie die lateinische Frage „Cui bono?“ – zu Deutsch: Wem nützt es?
- Der Softwarehersteller hat natürlich die passende Software für Sie und es ist absolut essenziell, dass Sie das teuerste Abo auf Jahresbasis abschließen.
- Die Partner-Agentur des Softwareherstellers hat natürlich die passende Lösung für Ihr Problem, das Sie geschildert haben (warum das eigentlich Geldverbrenner Nr. 1 ist, kommt später)
- Das klassische IT-Haus besteht da drauf, dass Sie eine teure Individualsoftware brauchen, „weil man den Standard ja nicht richtig anpassen kann“.
- Die KI-Agentur verspricht, das sogenannte "KI-Agents" die Allheilmittel sind und wie "echte Mitarbeiter" völlig autark arbeiten und alles für Sie fixen.
Das ist die logische Folge von Spezialisierung: Jeder sieht das Problem nur durch die Brille des eigenen Produkts. Man kann ihnen nicht mal einen Vorwurf daraus machen, sie wollen schlicht verkaufen.
Aber ich sage Ihnen was: alle haben recht und unrecht zugleich. Alles hat seine Berechtigung, aber nur zur richtigen Zeit und bei einem echten Bedarf.
Ok, wenn Digitalisierung nicht der erste Schritt ist und jeder was Anderes erzählt, wo fangen wir dann wirklich an?
Schritt 1: Wissen Sie genau, wie Ihr Unternehmen funktioniert? Bis ins letzte Detail?
Da wir durch Schritt 0 wissen, dass Digitalisierung eine neue Infrastruktur ist, sollten wir nicht erstmal damit anfangen zu verstehen, wie die aktuelle Infrastruktur aufgebaut ist und herausfinden was möglich und erlaubt ist? Oder sollen wir wie Andi Scheuer 243 Millionen verbrennen, weil er nicht untersucht hat, ob man in Deutschland eine Pkw-Maut für Ausländer einführen darf oder nicht?
Stellen Sie sich zwei Städte vor. Diese Städte liegen über 100 km von einander entfernt, aber sie sind von einander wirtschaftlich abhängig. Jetzt möchte man diese Städte miteinander besser verbinden. Was macht man da? Einfach eine bessere und breitere Straße gerade von Stadt A nach Stadt B bauen? Das ist die logische Antwort. Wie wäre es aber erstmal, wenn man sich den Zustand vorher genau anschaut?
- Szenario A: Die Städte nutzen noch Pferdekutschen. Was bringt da eine neue Straße? Ich würde da zuerst Autos vorschlagen. (Übertragen auf Sie: Die teuerste ERP-Software bringt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter noch auf Zetteln mitschreiben.)
- Szenario B: Zwischen den Städten liegt ein riesiger See. Wer einfach blind draufbaut, versenkt das Geld buchstäblich im Wasser. Hier braucht man doch eine Fähre. (Übertragen auf Sie: Sie kaufen eine ERP-Software, die keine Maschinenanbindung zulässt, obwohl Sie ein produzierendes Gewerbe sind.)
- Szenario C: Das Problem ist gar nicht physisch von A nach B zu gelangen, sondern die Kommunikation ist das Problem. Die Städte kommunizieren noch per Brief. Mit einer schnelleren Straße würde die deutsche Post zwar schneller werden, würde in dem Fall aber nicht ein Computer für alle reichen, um E-Mails statt Briefe zu senden? (Übertragen auf Sie: Wenn die Schnittstelle zwischen Vertrieb und Buchhaltung nur aus mehreren Laufburschen besteht, bringen auch bessere Turnschuhe nichts. Vielleicht wäre die richtige Software der bessere Hebel.)
Und genau hier liegt der Fehler: Ohne eine exakte Analyse im Vorfeld bauen Sie im besten Fall eine verdammt teure Straße für eine Pferdekutsche.
Jetzt könnten Sie sich denken, dass Sie doch schon wissen, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Absolut. Eine Frage habe ich dennoch: Wissen Sie es bis ins letzte Detail?
Und sind Sie sich absolut sicher, dass vor lauter Alltagsstress für Sie Pferdekutschen nicht normal geworden sind?
Und hier beantwortet sich auch die Frage, warum es der Geldverbrenner Nr. 1 ist, wenn eine Agentur die Lösung nach Ihren Vorstellungen konstruiert. Über 20% der Digitalisierungsprojekte scheitern komplett, weil das Ziel verfehlt wurde und bei weiteren 50% wird im Nachhinein das Ziel geändert und gilt dann als "geglückt" obwohl das ursprüngliche Problem nicht gelöst wurde, damit alle Beteiligten nicht das Gesicht verlieren. Vor allem die teuren "Unternehmensberater", die geglückte Projekte für Ihr Portfolio brauchen.
Um es nochmal besser zu verdeutlichen, warum man alles bis ins letzte Detail kennen muss: Wissen Sie, was passiert, wenn der Kurs eines Schiffes um 1° vom ursprünglichen Kurs abweicht? Am Anfang nicht viel, merkt man auch erstmal gar nicht. Aber wissen Sie, was nach 6.000 km passiert (um den Atlantik zu überqueren)? Man verfehlt das Ziel um 100 Kilometer. Bei 2° sind es schon 200 km etc.. Jetzt stellen Sie sich das bei Ihrem Digitalisierungsprojekt vor. Was passiert, wenn wir während des Projektes um 1-2° vom Kurs abkommen? Können Sie mir oder einer Agentur auf den letzten Grad genau beschreiben, wie Ihr Unternehmen funktioniert?
Was ist also Schritt 1? Herausfinden, wie Ihr Unternehmen wirklich im Detail funktioniert. Dafür finden Sie im Ausführlichen Teil meines Prozess-Fahrplans unter Schritt 1 einen genauen Ablaufplan, wie man die aktuellen Prozesse im eigenen Unternehmen herausfindet.
Schritt 2: Was nicht niedergeschrieben ist, existiert nicht
Klingt logisch und banal, wird aber gerne vergessen, wenn man mal doch so schlau war, erstmal Schritt 1 zu befolgen. Leider wird dann gerne mit Erinnerungen weitergearbeitet. Wenn Ihnen das passiert, dann hätten Sie auch gleich einen Wahrsager einstellen können, der in die Zukunft schaut und Ihnen erklärt, wie Sie Ihre Systeme bauen sollen. Wäre genauso effektiv.
Welche Arten von Dokumentationen bräuchte man aber? Grob braucht man zwei verschiedene.
- Eine einfache Skizze der Prozesskette. Etwas, was jeder auf den ersten Blick verstehen kann, sodass alle mitreden können.
- Abschließend einen genauen BPMN-2.0-Plan. Das ist eine Art technische Zeichnung für IT-ler. So wie die Blaupause, die der Architekt für ein Gebäude erstellt. Das ist ein universeller Plan, den jeder in der Branche verstehen muss.
Mit diesen zwei Plänen lässt sich die aktuelle Situation hervorragend abbilden und alle Beteiligten werden abgeholt. In meinem Prozess-Fahrplan zeige ich Ihnen unter Schritt 2 exakt, wie Sie diese Pläne erstellen und worauf Sie dabei achten müssen.
Schritt 3: Warum etwas digitalisieren, das auch so verbessert werden kann?
Jetzt haben Sie die richtigen Pläne vor sich und haben (hoffentlich) keinen Wahrsager konsultiert. Wenn Sie sich die Pläne so anschauen, wird Ihnen sehr wahrscheinlich der ein oder andere Prozessabschnitt aufgefallen sein, der entweder unnötig ist, doppelt gemacht wird oder gar alle anderen Prozesse verlangsamt, ohne dass man davon einen Mehrwert hat. Oder Sie haben das Gefühl, dass man zwei Prozesse zusammenlegen kann.
Dann machen Sie doch zuerst das. Bei der Digitalisierung führt man eine neue Infrastruktur ein, um effizientere Prozesse zu haben. Wenn Sie auch erstmal ohne Digitalisierung effizienter werden können, warum nicht das erstmal umsetzen?
Eine kleine Ausnahme:
Wenn Sie wissen, dass Sie eh sehr bald digitalisieren und dieser Prozessabschnitt vielleicht sowieso anders funktioniert mit einer digitalen Infrastruktur, oder die Umstellung aktuell nicht verkraftbar ist, dann können Sie es auch erstmal so lassen. Es ist trotzdem wichtig, dass man den besseren Prozess kennt, weil man darauf dann die neue Struktur aufbaut, nicht auf die alte ineffizientere.
Es gibt auch ein Sprichwort dafür, das verdeutlicht, warum das so wichtig ist:
Ein Scheiß-Prozess digitalisiert, ist ein digitalisierter Scheiß-Prozess.
Da wir keine Scheiße von A nach B, sondern Daten transportieren wollen, müssen wir diesen Schritt befolgen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt Ihnen Schritt 3 in meinem Prozess-Fahrplan. Dort gehe ich genauer darauf ein, wie Sie verbesserungswürdige Prozesse sofort erkennen und ab wann Sie getrost auf eine vorläufige Optimierung verzichten können.
Schritt 4: Alles ist möglich, auch wenn Sie es zuerst nicht glauben können
Wir lieben es doch, über die Zukunft zu träumen und manchmal werden diese Träume auch wahr. In dem Fall hätten Sie, mit allen Schritten bisher, die Basis dafür gelegt, um über Ihr digitalisiertes Unternehmen zu träumen. Jetzt geht es darum, die Prozesskette zu modellieren, wie Ihr Unternehmen mit Digitalisierung aussehen kann.
Hierbei stellen sich nur die folgenden Schwierigkeiten:
- Sie wissen ja noch gar nicht, mit welcher Software Sie arbeiten möchten
- Sie haben noch nie irgendwas digitalisiert, was ist denn überhaupt alles möglich?
Zu Punkt 1:
Auch wenn alle erzählen, dass ihre Software die beste und einzig wahre ist. Letztendlich kann man aus einer Software oder einer Kombination aus mehreren Systemen genau das abbilden, was Sie brauchen. Sie sollten zuerst den Plan haben, was Sie brauchen und dann die passende Lösung finden, nicht anders herum. Man sollte bei der Wahl natürlich auf ein paar Punkte achten, aber die meisten moderne Software funktionieren und lassen sich in der Regel auch an andere Systeme anbinden.
Zu Punkt 2:
Erst einmal: Alles. Klingt unglaublich, aber solange es den Gesetzen der Physik nicht widerspricht, kann man alles machen. Sie wollen die Rechnung vollautomatisiert an den Kunden abschicken und sauber in Ihrer Buchhaltung gebucht haben? Und die Einzahlung soll auch vollautomatisch erfasst und gebucht werden? Kein Problem. Soll Ihr gesamtes Unternehmen benachrichtigt werden, wenn der Hund Ihres wichtigsten Kunden Geburtstag hat? Ebenfalls kein Problem. Seien Sie kreativ.
Aber nicht vergessen: Es muss alles wie bei Schritt 2 aus denselben Gründen dokumentiert werden.
Beide hier erwähnten Punkte klingen erstmal sehr abstrakt. Wie das in der Praxis genau aussieht, steht unter Schritt 4 in meinem Prozess-Fahrplan. Dort finden Sie die wichtigsten Punkte, die zu 99,9 % automatisiert werden können, damit Sie eine klare Vorstellung davon bekommen, welche Teile Ihres Unternehmens auf welche Weise digitalisiert werden.
Schritt 5: Was machen wir, damit unser Traum auch Realität wird?
Wir sind noch nicht ganz fertig mit der Planung. Wenn wir unser Traumszenario haben, dann müssen wir es in verdauliche Happen packen. Glauben Sie mir: Kein Unternehmen kann eine digitale Transformation von heute auf morgen verdauen. An eine neue Infrastruktur muss man sich gewöhnen, ansonsten gibt es viel mehr Unfälle auf der Straße, als man handhaben kann.
Die genaue Planungsliste sieht so aus:
- Software und Kosten: Welche Anwendungen werden wirklich benötigt und wie sieht die Budgetplanung aus (monatlich vs. jährlich)?
- Hardware-Bedarf: Welche Geräte brauchen wir konkret? Werden beispielsweise zusätzliche Tablets in der Werkstatt benötigt?
- Die richtige Reihenfolge: Mit welchem Baustein der Implementierung fangen wir an? (Spoiler: Es ist fast immer das CRM oder die zentrale Projektdatenbank, um überhaupt erst einmal alle Daten an einem zentralen, sicheren Ort zu bündeln.) Und wie sieht der Zeitplan für die nächsten Schritte aus?
Erst wenn dieser Fahrplan bombenfest steht, gehen wir in die eigentliche Umsetzung. Wie Sie so einen Plan erstellen, zeigt Ihnen Schritt 5 in meinem Prozess-Fahrplan. Dort finden Sie handfeste Unterstützung bei der Auswahl von Software und Hardware sowie glasklare Daumenregeln für die richtige Reihenfolge, auch wenn es im Alltag mal Abweichungen gibt.
Schritt 6: Hier hätten schon die meisten Agenturen angefangen und wären später kläglich gescheitert
Erst jetzt geht es an die eigentliche Umsetzung. Bis hierhin waren es viele Schritte und unzählige Details, die man beachten muss, richtig?
Viele Agenturen nutzen diesen Umstand leider aus, um schnelle Insellösungen zu verkaufen. Bei solchen Pflaster-Lösungen fällt ein „Ja“ anfangs leichter als bei einer umfangreichen Transformation. Denn ein echtes, funktionierendes System muss, wie Sie bisher gesehen haben, von Grund auf durchdacht und präzise geplant werden. Das bedeutet am Anfang mehr Aufwand. Aber ich halte nichts von digitaler Flickschusterei.
Es ist so, als würde man ein Pflaster auf eine tiefe Platzwunde kleben. Ja, die Blutung wird kurzzeitig gestoppt. Und ja, wenn man genug Pflaster übereinander packt, hält es irgendwie. Aber wäre es nicht besser, die Wunde direkt am Anfang sauber zu nähen, anstatt alles mit provisorischen Pflastern zusammenzuhalten, die bei der kleinsten Bewegung auseinanderfliegen?
Aus genau diesem Grund biete ich Ihnen den Prozess-Fahrplan an, den ich im Laufe dieser Seite mehrfach angesprochen habe. Dort finden Sie alle Schritte und Abläufe, die vor der Digitalisierung wichtig sind. Zusätzlich können Sie damit in 10 Minuten grob herausfinden, wie viel Digitalisierungspotenzial aktuell in Ihrem Unternehmen steckt.
Ich werde hier auch gar nicht weiter in die Tiefe gehen. Wenn all diese Schritte in Ihrem Betrieb bereits sauber erledigt sind oder Sie professionelle Unterstützung dabei haben möchten, kontaktieren Sie mich gerne. Ich erkläre Ihnen im persönlichen Gespräch, wie eine fehlerfreie Digitalisierung für Ihren Laden wirklich aussieht.
Viel Erfolg beim Umsetzen meines Prozess-Fahrplans!